Ledelse og styring av NSFF klubbfilmprosjekt
Denne stikkordsbasert veilederen er etablert med basis i middels store filmprosjekter og bygger på erfaringer i Bergen Fritidsfilmere gjennom flere år. Opplegg for ledelse, styring, planlegging og gjennomføring må tilpasses til det enkelte prosjekt; stort eller lite, enkelt eller krevende.
(Artikkelbildet viser forfatteren i sving under en tur med Bergen Fritidsfilmere, les artikkelen her.)
Hva trenger vi? Etablering av prosjekt
- En filmidé.
- Et prosjektteam med en leder; en pådriver og koordinator som sikrer progresjon, gjennomføring og økonomi.
- En dreiebok basert på godkjent manus – spesielt viktig for fiksjonsfilm og ved større prosjekter.
- Skuespillere og rekvisitter hvis manuset/dreieboken krever det.
- Faktasøk/research om påkrevet – spesielt viktig hvis dokumentarfilm.
- Budsjett/økonomistyring uansett sjanger/kategori.
- Plan for lokasjoner.
- Tidplan med milepæler for totalgjennomføringen.
- Tidplan med detaljer for opptaksdager med oppgavefordeling internt i teamet.
- Rutine for utstyrssjekk før opptaksdagene. Ingenting bør feile når man er på filmsettet!
- Dialog med lokasjonseiere og evt. eksterne deltakere/aktører om påkrevet.
Referat fra oppstartsmøte og prosjektmøter med ansvarsfordelinger og tidsfrister for oppfølging av enkeltsaker kan være påkrevet; spesielt for mellomstore og større prosjekter.
Det er viktig å holde tråden og oppfølgingen mot felles mål. Et godt møtereferat fordeler oppgaver, roller, ansvar og setter tidsfrister m.m.
Det er viktig at de av klubbmedlemmer som vil lære og utvikle seg også får delta; uansett erfaring.
Roller på filmsettet bør drøftes og fordeles i et tidlig prosjektmøte. Roller er i en grad bindende; men ingen skal behøve å være alene i sin rolle; i klubbfilm utgjør medlemmene et team. Det betyr at filmteamet hjelper hverandre i små- og større utfordringer underveis i både planlegging og gjennomføring.
Praktiske forberedelser
Manus
Foreligger det en pitch, et synopsis eller et manus? Må et manus utvikles eller er manus på plass og man kan gå rett på utvikling av dreiebok; spesielt aktuelt for fiksjonsfilm.
Dersom disse elementer ikke foreligger, må de utvikles før gjennomføring av filmopptak kan realiseres.
Dreiebok / Storyboard
En godkjent dreiebok skal bekrefte for filmsettet hvor og hvordan scenene skal skytes. Dette er et viktig verktøy med skisser som må være på plass forut for opptaksdag(ene). Kanskje viktigst for fiksjonsfilm!
Primærregel: Når man er på filmsettet skal dreieboken følges med mindre betydningsfulle avvik i forhold til manus oppstår på settet. Da bidrar man også til å sikre fremdrift.
Det finnes en rekke verktøy for oppsett av dreiebok – utveksle din erfaring med andre filmere i facebookgruppen «Filmteknisk prat».
Rekvisitter og kostymer
I fiksjonsfilm og dokumentarsjanger hvor det er behov for visualiseringer behøves ofte rekvisitter og kostymer. Oversikt er i så fall nødvendig relativt tidlig i utviklingen av prosjektet.
Ofte tar det tid å skaffe det som behøves. Loppemarkeder og bruktbutikker kan være et sted å starte uten at det skal «koste skjorten».
Lokasjonsplanlegging
En plan for hvor de enkelte scener skal skytes. Det handler om god forberedelse for å unngå uforutsette hendelser på filmsettet.
- Hvilke utfordringer vil de ulike lokasjoner kreve?
- Aktuelle lokasjoner befares av teamet for å kvalitetsikre planene.
- Må bruk av lokasjoner godkjennes av noen?
- Foreligger det noen risikofaktorer ved noen av lokasjonsforslagene?
Tidsplan
En tidsplan med milepæler for gjennomføring av prosjekter er vesentlig for å rekke de frister som måtte være avtalt. Kanskje man skal rekke NM i film?
Teamet må lojalt prøve å forholde seg til tidsplanen da den kan inkludere mange i teamet samt ulike eksterne ressurser som alle ofrer sin fritid til fordel for produksjonen.
Ved flere opptaksdager kan behovet for en dagsplan fort tvinge seg fram.
Detaljplan for opptaksdagen
Ved større prosjekter med flere opptaksdager, kan det være behov for å lage tidsplan for hver opptaksdag. Slike planer må inneholde informasjon om:
- Hvem
- Når
- Hvor
- Funksjon
- Primæroppgave
- Sekundæroppgaver/ huske på!
Planleggingsverktøy for en klubbfilm
Planleggingen kan gjøres på mange måter, men det bør være et verktøy som bidrar til å sikre kvalitet både praktisk/teknisk og fremdriftsmessig.
Planer bør løpende bli sendt til prosjektgruppen og deltakerne når det er relevant.
Alle i teamet skal være oppdatert – hele tiden. Koordinering og logistikk er potensielle suksessfaktorer.
Deltakere med ansvar for teknisk utstyr
Om man er usikker på håndtering av påkrevet teknisk utstyr, øv på rigging og bruk av det før man møtes på filmsettet. På filmsettet hvor kanskje mange er involvert internt og eksternt, ønsker man ikke situasjoner med tekniske viderverdigheter. Det vil bare plage produksjonen og alle involverte.
En sesjon for de teknisk ansvarlige kan være nyttig for å få en slik oversikt. Dette gjelder utstyr som kamera, stativer, lys, reflektorer, lydutstyr som mikrofoner, lydopptakene m.m.
- Er eventuelle oppladbare batterier i god stand; holder de den driftstiden som behøves på filmsettet?
- Må noe nytt kjøpes inn for å sikre et godt resultat?
Kontaktinformasjon
Alle i filmteamet og eventuelle eksterne aktører, slik som statister, må også i gjennomføringen være oppdatert i kommunikasjonen mht:
- Primæroppgaver/ detaljoppgaver
- Tidsplaner
- Eventuelle avvik i prosessene
Kontaktinformasjon og kommunikasjon i filmteam og evt eksterne aktører er helt vesentlig for å lykkes i gjennomføringen. Prosjekteier/leder i prosjektet har ansvar for at slik kommunikasjon opprettes og fungerer.
Takk for at du engasjerer deg for norsk amatørfilm! Sammen med dine kollegaer i vårt miljø kan dere få til det utroligste; spesielt hvis dere har interesse for film, har gode ideer og ikke minst engasjerer dere aktivt og etablerer et godt team med gjennomføringsevne.
Bare husk: gjør det enkelt i starten om dere er nye på dette med å lage klubbfilm (25 bilder pr. sekund eller mer…).
Lykke til!
Produsert av Bergen Fritidsfilmere
v/Roy Morten Gleditsch
Forberedt for NSFF; mai 2025
