Anbefalinger for digitale medlems- og styremøter

Styret i NSFF bruker for tiden Zoom, som vi også brukte under årets landsmøte. Andre bruker Skype eller Webex. Det er sikker flere andre løsninger klubbene prøver ut også. Jeg har gjort en research og sjekket ut en mengde plattformer i større eller mindre grad, og endt opp med 4 alternativer som enten er gratis eller ikke koster «skjorta». Jeg la disse kriteriene til grunn:

• Gratis eller lav kostnad
• Så enkel som mulig å sette seg inn i for brukerne
• Kan være mange samtidig pålogget
• Kan bruke PC, Mac og mobiltelefoner (iPhone og Android)
• Kan dele skjerm for å vise dokumenter eller bilder
• Har ikke lagt vekt på å kunne dele filer
• Mulighet for lagring av nettmøtet
• God kvalitet på lyd og bilde (under forutsetning at brukerne har webkamera og mikrofon som kan levere god kvalitet).
• Positive tilbakemeldinger/rankinger fra brukere

Generelt kan jeg også si at man er avhengig av god internettlinje, for lyd og (spesielt) bilde over nett krever sitt. Blir kvaliteten for dårlig, er det best å slå av kamerafunksjonen.

En annen ting er at man ikke er avhengig av kamera for å delta. Webkameraer har vært utsolgt overalt siden koronaviruset dukket opp og folk skulle ha hjemmekontor. Det er viktigere at man har en god mikrofon eller hodetelefon med mikrofon, slik at tale er mulig.

Jeg har ikke tatt med Teams (ikke tilgjengelig for alle) eller Skype, men det lekker noen nyheter om at Microsoft er i ferd med å lansere en ny gratis Skype som skal kunne brukes uten MS-konto og som skal konkurrere med Zoom i brukervennlighet og funksjon.

Her er kandidatene med vurderinger i plusser og minuser – så er det opp til dere å prøve, og gi gjerne tilbakemeldinger. Har dere andre gode løsninger, settes det pris på om dere deler erfaringer.

FreeConferenceCall

Nettadresse: https://freeconferencecall.com
Demo: YouTube og YouTube

+

• Gratis
• Inntil 1000 deltagere
• Deling av skjerm, dokumenter, slides (PowerPoint), Excel mm.
• Egen app for alle plattformer

÷

• Vet ikke om det kan kalles et minus, men det er kun 1GB gratis lagring av møter – men kan utvide til f.eks. 10GB for $3
• De ber (maser litt) om donasjoner og ønsker faste, månedlige betalinger (dette kan selvsagt overses).
• Du må ringe et nummer og oppgi en kode for å få lyd og delta i møtet (men det er et norsk telefonnummer tilgjengelig). (Et pluss for sikkerheten)

Zoom

En av de mest brukte plattformer etter pandemi-utbruddet.
Nettadresse: https://zoom.us
Demo: YouTube

+

• Inntil 100 deltagere på et av de rimeligste alternativer ($14.99/mnd), mulighet for mange flere når det betales for det
• Rimelig betalingsalternativ (i forhold til andre betalingsprogrammer)
• Svært stabil
• Bruker liten båndbredde i forhold til andre
• Egen app
• (For?) mange funksjoner

÷

• Kun 40 minutters varighet i gratisversjonen med mer enn 3 deltagere
• De er kritisert for dårlig sikkerhet, men sikkerheten oppgraderes – og det burde ikke være noe problem hvis man bruker anbefalte forholdsregler. **)

**) De anbefalte forholdsreglene i Zoom er:

• Alltid bruk «waiting room» slik at du er sikker på hvem som «banker på» og vil inn i møtet.
• Aldri spre møtelenke, møte-ID eller passord i sosiale medier! Send invitasjon i kanaler du kontrollerer.  
• Aldri bruk “join before host”. Du som møteleder skal åpne møtet.  
• Aldri tillat privat chat under møtet.
• Aldri tillat andre å dele presentasjon på skjerm. Tilgang til dette kan evt. åpnes etter nærmere avtale underveis i møtet.
• Alltid bruk passord på møter!  
• Alltid lås møtet etter møtestart, særlig når sensitiv informasjon deles eller omtales.
• Alltid ha en assistent (co-host) tilgjengelig ved store møter. Assistenten kan reagere raskt dersom noe uønsket skjer (tiltak kan være å slå av lyd eller video til enkeltdeltagere, eller kaste ut uønskede deltagere). 
• Alltid sett deg inn i funksjonene under “security”- fanen under møtet. Dette er snarveier til nyttige funksjoner som gir god teknisk kontroll på møtet.