Nasjonale film- og fototreff

Mål for nasjonale film- og fototreff

Ved å gi støtte til og legge til rette for treff ønsker NSFF å fremme læring, inspirasjon og opplevelser for våre medlemmer, og samtidig å styrke kontakten klubber imellom. Dette oppnås med inspirerende foredragsholdere, bildevisninger, workshops, gjerne en treffkonkurranse med premiering – og så klart det sosiale: all praten mellom aktivitetene med erfaringsutvekslinger til gjensidig nytte og inspirasjon er kanskje det aller viktigste!

Aktører under planleggingen:

Arrangørklubben, andre klubber tilknyttet regionen, regionkontakter i det aktuelle geografiske området, samt NSFF sentralt.

Aktører under arrangementet:

Arrangørklubben, sponsor, samarbeidspartnere, andre foredragsholdere – gjerne lokale ressurser – medlemmer fra arrangørklubben, en representant fra NSFF. Og selvsagt: deltagerne!

Geografi

Ved stor søknadspågang forsøker NSFF å spre de årlige tildelingene over landet. Det er absolutt tillatt å arrangere flere år på rad, men det fordrer at man klarer å legge frem et godt program og kan vise til tidligere deltagerantall fra flere klubber, slik at det blir noe mer enn et rent klubbtreff finansiert av NSFF.

Programmet

Programmet bør inneholde elementer som læring, inspirasjon og treffkonkurranse – samt det sosiale aspektet. Husk at både film og foto skal ivaretas. Ungdomsutvalget kontaktes for samarbeid om eller tips til programpost spesielt rettet mot den yngre garde.

LÆRING & INPIRASJON

NSFF har via våre avtaler mulighet for å bistå med ressurser for et variert utvalg av tema for workshops, med anerkjente fotografer og andre aktører. Det er viktig at man på et tidlig tidspunkt tematiserer treffet, f.eks. natur, portrett, action, print – eventuelt kombinasjoner av disse eller andre tema. Dermed kan NSFF spisse en henvendelse til våre samarbeidspartnere. Spennende foredragsholdere bidrar til å øke interessen for og dermed deltakelsen på arrangementet, og vi tilstreber å avtale med minst én merkeambassadør til hvert treff. Dette er uten annen kostnad for arrangør enn overnatting og måltider under oppholdet.

I tillegg har vi en liste med aktuelle foredrags- og kursholdere som gjerne stiller på treff. Her blir arrangør og kursholder enige om det formelle rundt pris. Det kan lønne seg å undersøke dette før søknad sendes, slik at utgiften kommer med i budsjettet og man på et tidlig tidspunkt er sikker på at vedkommende har plass i kalenderen.

NSFFs sponsor CEWE Japan Photo skal om ønskelig gis plass på programmet, de stiller ofte også med egen informasjonsstand. NSFF formidler kontakt.

KONKURRANSE

En konkurranse som ikke er for komplisert å organisere er et pluss for arrangementet. Eksempler på slike konkurranser kan være ting man skaper under treffet – minuttfilm, fotosprint, fotorebus – eller utstilling der deltagerne medbringer et printet bilde hver (f.eks. i A4-størrelse, uinnrammet men montert på kartong).

SOSIALT

Det sosiale aspektet er bærebjelken for et vellykket treff – bare ved at man kommer sammen med andre entusiaster skapes en egen atmosfære. Programmet bør allikevel inneholde i alle fall én «tvunget» sosial aktivitet, som f.eks. en felles middag med påfølgende samvær.

DELTAKERE

Målgruppa for film- og fototreff er medlemmer i NSFF-tilknyttede klubber, fra hele landet. Det åpnes også for deltakelse fra klubber og enkeltpersoner som ikke er tilsluttet NSFF, men slik at NSFF-medlemmer favoriseres, som eksempel ved prisdifferensiering.

Planlegging og gjennomføring

Det budsjetteres med inntil nasjonale fire treff pr. år. Arrangørklubben(e) står for alt det praktiske omkring planlegging og selve gjennomføringen av treffet – gjerne i samarbeid med sin regionkontakt. Det gis økonomisk støtte fra NSFF, samt mulighet for å rådføre seg med sin regionkontakt og en eller flere sentrale kontaktpersoner (leder, ungdomsutvalget, filmutvalget, osv.).

Pr 2020 er det primært leder som har kontakt med våre samarbeidspartnere og sponsorer, så av naturlige hensyn er det praktisk at han også er hovedkontaktperson mot treffarrangør.

ØKONOMI

Ved søknad om å arrangere et nasjonalt treff benyttes et enkelt forhåndsoppsatt budsjettskjema for å avklare totalkostnaden. NSFF gir et tilskudd – pr 2022 på kr 35.000 – som utbetales ved arrangementets oppstart. I tillegg tilfaller hele beløpet fra deltakeravgiften arrangøren, etter fremlagt regnskap. Jo mer spennende program, jo flere deltagere, jo større beløp.

Deltakergebyret skal for øvrig holdes på et lavest mulig nivå og er kun ment å dekke felleskostnader som påløper, som f.eks. leie av buss og lokaler. Utgifter til måltider, inkludert en eventuell festmiddag, holdes utenom. Man bør tilstrebe et deltagergebyr i maks størrelsesorden 500 kroner.

Det er mulig å invitere ikke-NSFF-medlemmer til treff, og da sette deres deltageravgift noe høyere. Noen arrangørklubber har benyttet dette som medlemsvervingstiltak (gratis medlemskap i klubben ut kalenderåret inkludert i treffavgiften).

Det er fullt tillatt å søke om tilleggsstøtte også fra andre aktører – som f.eks. hjemkommunen, Gjensidigestiftelsen eller lokalt næringsliv. Dette får ingen konsekvens for det berammede tilskuddet fra NSFF (fast grunnbeløp + deltageravgiften). Det settes forbehold ved aktører som er i direkte konkurransesituasjon med NSFF-sponsor CEWE Japan Photo. Avklar med NSFF-kontakten om det er tvil rundt dette.

TIDSPUNKT

Arrangementet bør avvikles i forbindelse med en helg og erfaringsmessig fortrinnsvis uten å berøre bevegelige helligdager.

Det bør være en samlende programpost på fredag, knyttet til åpningen av treffet. Her deles oppdaterte opplysninger om treffets programposter samt annen praktisk informasjon.

MARKEDSFØRING

Arrangøren utarbeider selv materiell for promotering av treffet. Det behøver ikke være mer avansert enn en informativ tekst om programmet og stedet der treffet skal arrangeres, gjerne en direktelenke til overnattingssteder dersom avtale med slike er inngått, og et illustrativt bilde eller to. Noen treff har opprettet egne nettsider, men et facebookarrangement vil gjerne være mer enn tilstrekkelig.

NSFF vil være behjelpelig med å promotere arrangementet i sine kanaler – webside, NSFF Magasin, facebookgrupper, nyhetsbrev. Det vil blant annet åpnes en egen side på nsff.no som bør nyttes i markedsføringen og informasjon om arrangementet. For slik promotering av tidligere arrangement, se nedenfor.